Pendahuluan
Petty cash, atau uang tunai kecil, adalah bagian integral dari pengelolaan keuangan suatu bisnis.
Meskipun jumlahnya relatif kecil dibandingkan dengan total keuangan perusahaan, namun peranannya sangat penting dalam menangani transaksi kecil dan mendukung kelancaran operasional harian.
Hari ini kita akan menjelaskannya secara komprehensif, bagaimana cara mengelolanya, dan mengapa penting dalam konteks bisnis.
Definisi dan Karakteristik Petty Cash
Petty cash merujuk pada jumlah uang tunai kecil yang disimpan oleh suatu bisnis untuk menangani pembelian kecil atau biaya-biaya sehari-hari yang tidak praktis dilakukan melalui transaksi non-tunai.
Untuk jumlah biasanya cukup kecil dan dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kebutuhan bisnis.
Baca juga: Mengungkap Biaya Implisit yang Mempengaruhi Bisnis
Karakteristik utamanya melibatkan transaksi harian yang kecil dan rutin. Ini mencakup pembelian pulpen, kertas, stiker, atau keperluan kantor lainnya yang tidak memerlukan proses pembayaran formal.
Sebagai contoh, seorang staf mungkin memerlukan uang tunai untuk membayar parkir, transportasi lokal, atau kebutuhan mendesak lainnya.
Pengelolaan Petty Cash
-
Penetapan Dana
Pertama-tama, perusahaan harus menentukan jumlah dana yang akan disimpan. Hal ini harus mencerminkan kebutuhan operasional sehari-hari bisnis.
Misalnya, bisnis kecil mungkin hanya membutuhkan jumlah kecil, sementara bisnis besar dengan aktivitas harian yang lebih banyak mungkin memerlukan jumlah yang lebih besar.
-
Pembukaan dan Pemeliharaan Kas Kecil
Setelah jumlah dana ditentukan, langkah berikutnya adalah membuka dan memelihara buku kas kecil.
Buku kas ini harus mencatat setiap transaksi yang dilakukan, termasuk tanggal, deskripsi pembelian, jumlah, dan tanda terima jika ada.
Pemeliharaan buku kas yang akurat sangat penting untuk melacak pengeluaran dan memastikan akuntabilitas.
-
Pertanggungjawaban dan Verifikasi
Petty cash harus diawasi oleh individu yang bertanggung jawab, biasanya seorang bendahara atau staf keuangan.
Pada interval reguler, sebaiknya dilakukan verifikasi terhadap buku kas kecil dengan menyamakan saldo fisik dengan saldo yang tercatat.
Ini membantu mencegah kekeliruan dan memastikan transparansi dalam pengelolaan uang tunai.
-
Pemenuhan dan Penutupan
Ketika saldo semakin menipis, perlu dilakukan pemenuhan dana. Proses ini melibatkan penggantian jumlah uang yang telah dikeluarkan dengan jumlah yang sama.
Pemenuhan biasanya didukung oleh bukti pengeluaran seperti faktur atau tanda terima. Selanjutnya, buku kas kecil diperbarui untuk merefleksikan pemenuhan tersebut.
-
Keamanan dan Pengendalian Internal
Keamanan juga merupakan aspek penting dalam pengelolaan. Dana ini harus disimpan di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh individu yang memiliki otoritas.
Pengendalian internal seperti pembatasan akses dan pemeriksaan rutin membantu mencegah kehilangan atau penyalahgunaan dana petty cash.
Pentingnya Petty Cash dalam Bisnis
-
Efisiensi Operasional
Ini memungkinkan bisnis untuk menangani pembelian kecil dengan cepat dan efisien tanpa harus melibatkan proses pembayaran formal.
Hal ini membantu menjaga kelancaran operasional harian dan meningkatkan efisiensi.
-
Pemantauan Pengeluaran
Dengan menyimpan catatan yang akurat tentang setiap transaksi, perusahaan dapat dengan mudah memantau pengeluaran harian.
Baca juga: Analisis Biaya: Memahami Pentingnya Pengelolaan Keuangan
Ini membantu dalam pengambilan keputusan keuangan jangka pendek dan memungkinkan bisnis untuk mengontrol anggaran dengan lebih efektif.
-
Fleksibilitas dalam Transaksi Kecil
Penggunaannya akan memberikan fleksibilitas dalam menangani transaksi-transaksi kecil di mana pembayaran non-tunai mungkin tidak praktis.
Misalnya, ketika berhadapan dengan pedagang kecil atau situasi darurat, memiliki uang tunai dapat menjadi solusi yang efektif.
-
Pelacakan Pengeluaran Non-Rutin
Selain transaksi harian, petty cash juga berguna untuk menangani pengeluaran non-rutin yang tidak dapat diprediksi.
Contohnya termasuk kebutuhan mendesak atau pembelian kecil yang tidak masuk dalam kategori pengeluaran rutin.
-
Pengendalian Pengeluaran
Dengan membatasi jumlah dana yang tersedia, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran yang tidak terduga.
Hal ini membantu mencegah penggunaan uang secara sembarangan dan mendorong pertanggungjawaban dalam pengelolaan keuangan.
Kesimpulan
Petty cash, meskipun kecil dalam jumlahnya, memainkan peran yang krusial dalam pengelolaan keuangan bisnis.
Dengan mengatur dan mengelolanya dengan baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, memantau pengeluaran harian, dan memberikan fleksibilitas dalam menangani transaksi kecil.
Baca juga: Biaya Marginal Adalah: Pengertian, Konsep, dan Peranannya
Penting untuk selalu menjaga akuntabilitas dan melakukan pengendalian internal untuk memastikan keamanan dan transparansi dalam pengelolaan petty cash.
Dengan begitu, bisnis dapat memanfaatkan dari penggunaannya tanpa risiko kehilangan kontrol keuangan.
